Sketchblog

Du sitzt in einem Meeting, möchtest schnell die nächsten Aufgaben für das Projekt erfassen und später sollen noch alle Beteiligten wissen, was genau zu tun ist. Keine simple Aufgabe; Falsch oder ungenügend beschriebene Tasks verlangsamen nicht nur deinen Prozess, im schlimmsten Fall führen sie zu überflüssiger Arbeit und somit auch zu Kosten. Und Niemand hat Zeit, seitenlange Beschreibungen zu Tasks zu schreiben, geschweige denn zu lesen.

Wie schaffe ich es also, einen Task schnell vernünftig zu beschreiben? Dafür habe ich ein so simples wie effektives Werkzeug aus meinem letzten App-Projekt: Die Struktur «Was haben wir» & «Was brauchen wir».

So funktioniert’s: Schreib im Tool deiner Wahl zu deiner Aufgabe zwei Überschriften; «Was haben wir» und «Was brauchen wir». Darunter erfasst du zunächst in Stichworten die wichtigsten Eckpunkte zu der Aufgabe. Später kannst du die Beschreibung wo nötig noch vertiefen.

«Was haben wir»

Keine Arbeit beginnt in einem Vakuum, die von Astronauten und Physikern mal ausgenommen. Wir haben meist vorherige Projektergebnisse, Inspirationen, ein Corporate-Design-Manual, Recherchen zum Thema, Links und so weiter, die uns wichtige Informationen zur aktuellen Aufgabe geben.

Hier kannst du konkret bestehendes Material beschreiben:

• Corporate-Design-Manual
• Feedback Nutzer-Umfrage 2019 (Link)
• Ergebnisse aus Branding-Workshop
• Pinterest-Board mit Inspiration

Oder auch abstrakte Erkenntnisse:

• Unbefriedigende Mobile-Version unserer Landingpage
• Ziel für 2020: 5% Conversion auf Newsletter

«Was brauchen wir»

Was brauchen wir, wenn der Task beendet ist? Wofür machen wir den Task? Hier kannst du konkrete nächste Lieferergebnisse festhalten, beispielsweise

• Designentwurf Landing-Page auf Mobile und Desktop
• Skizze Keyvisual
• Textvorschlag Newsletter

Oder auch abstrakte, weitere Ziele im Projekt

• Eine Webseite, mit der wir uns identifizieren können
• Mehr Besucher an unserem Event

Das Schöne an der Struktur ist, dass die Flughöhe nicht festgelegt wird. Das heisst, du kannst das entweder kurz und abstrakt oder lang und detailliert definieren. Also kannst du auch am Anfang schnell das Wesentliche in einen Task niederschreiben, um es nicht zu vergessen, und später, falls nötig, das Ganze noch ausdeutschen und fehlende Punkte ergänzen.

Ein Plan

Durch diese Struktur schaffst du dir automatisch einen Plan. Du hast einen Start und ein Ziel definiert. Du kannst mental eine Linie zwischen den beiden Punkten ziehen und die nötigen Arbeitsschritte werden viel klarer.

Als ich die Entwicklung der App enerjoy als UX-Designer unterstützt habe, habe ich viele Tasks jeweils mit dem Product Owner zusammen definiert. Die Struktur hat uns jeweils geholfen, offene Punkte zu identifizieren und gleich zu klären.

Durch die Struktur ergibt sich für die Beteiligten ein klares Bild über den Umfang der nötigen Arbeiten. Das ist für mich als Designer wichtig, damit ich den Aufwand für meine Arbeiten schätzen und entsprechend offerieren kann. Und für den Auftraggeber ist es hilfreich, die nötigen Arbeiten zu verstehen und die Aufwände beurteilen zu können.

Tasks für Teams

Wie weisst du, wann ein Task gut beschrieben ist? Stell dir vor, du würdest diesen Task an eine andere Person auslagern. Eine dritte Person müsste dann die erledigte Arbeit mit Hilfe dieser Taskbeschreibung kontrollieren, ob sie korrekt war. Denkst du, dass das Person A erledigen und Person B kontrollieren kann? Falls nicht, fehlt wahrscheinlich eine Information in der Beschreibung.

Weitere hilfreiche Platzhalter

Häufig habe ich eine weiter Überschrift Offene Fragen in meinen Tasks, wo ich zu klärende Punkte notiere. Falls sinnvoll, können die benötigten Lieferergebnisse seperat aufgelistet werden. Unter Out of scope können Aufgaben abgegrenzt werden, die verwandt mit der aktuellen Aufgabe sind, aber bewusst nicht hier erledigt werden sollen. Dies ist besonders in Teams oder in einem zeit- oder budget-kritischen Kontext (also in Sprints in agilen Projekten) sinnvoll, und hilft, den berüchtigten Scope Creep zu verhindern.

Fazit / TL/DR

Starte Task-Beschreibungen immer mit zwei Überschriften «Was wir haben» und «Was wir brauchen», schreib darunter Stichworte dazu, was bereits besteht und was nach der Erledigung des Tasks bestehen bleibt. Diese Struktur hilft dir, mit wenig Aufwand ein klares Bild für den Task zu generieren.

Today I held an updated version of my Milchbüechli Advanced talk at the Brownbag Event Series of the Effinger Coworking & Kaffeebar Bern.

Download the slides of the talk.

The Projects Trello-Board Template to copy.

Download the OpenOffice-/Excel-templates from the talk.

Today was the first event of our new Brownbag Lunch series at our Popup Coworking-Space in Thun. I had the pleasure to talk about «Milchbüechli Advanced – Finanzen in der Selbständigkeit», where I showed some insights and tools about the financial side of the freelance life in switzerland.

Download the Slides

The Projects Trello-Board Template to copy.

Download the OpenOffice-/Excel-templates from the talk.

 

Here’s the slides from my talk today about Sketchnotes at the Hackathon Bärnhäckt.

#bernhackt Bilder sagen mehr als tausend Worte – Einführung ins Sketchnoting mit @rinowenger pic.twitter.com/4dpz3dtMGu

— Andreas Hebeisen (@AndreasHebeisen) August 25, 2018

 

Jeder kann zeichnen! @rinowenger führt unsere Hackerinnen und Hacker ins Sketchnoting ein. Coole Inputs für bessere Pitches, User Stories etc. pic.twitter.com/5kgBtkQKbY

— BärnHäckt (@bernhackt) August 25, 2018

„We don‘t make mistakes, we just make happy accidents“ an der Breakout Session ‚Bilder sagen mehr als…‘ mit @rinowenger #bernhackt pic.twitter.com/eB4f02tqlk

— adrianmeyer (@adrianmeyer) August 25, 2018

 

September 7th and 19th of October in Hilterfingen/Thun, October 3rd in Bern. Check the course page for details.

We started a new Meetup in our hometown Thun called «Web Thun». It’s an informal meetup for designers, developers, photographers, publishers and generally people with interested in the subject to talk about new technologies and possibilities in the Web.

Yesterday I held a short talk about Web animations, the slides you can find here.

If you just heard for the first time in your life that anybody in an office job is drawing on the job, you might be inclined to think that person is just doodlin away instead of doing their actual job. But what if I told you, that by drawing, they can actually do their job more productively?

There’s four situations where you can be more effective if you use drawing techniques in your work:

1. Presentations without powerpoint
2. Making visual notes
3. Tell stories in a better way
4. Document meetings

Let’s dive into these in detail:

Presentations without powerpoint

The dread of everybody working in an office: Endless meetings with endless Powerpoint slides, killing even the most durable attention spans. In a world of endless slides, it’s refreshing to see a handmade presentation just on a flipchart, with explanatory drawings instead of piles of text. The person presenting can present the big picture at once as well as going into the details on a flipchart, all while providing a visual anchor for your thoughts to hang on.

Making visual notes

There’s a ton to be said for making visual notes or sketchnotes. We process information faster and can remember it better, if the information is presented in a visual way instead of only a written one. Also it’s faster to draw the picture of something in seconds instead of describing it in verbal detail in a multitude of the time needed. And if you made sketchnotes to a talk or meeting, just looking at the individual drawings provide you with a visual anchor to what was said at the time you noted that down. At least that’s how it works with my sketchnotes for me.

Tell stories in a better way

You’re working on a new product for your company. After doing customer interviews, you want to tell your team about potential improvements in your customers „customer journey“, the part in the life of a person where they discover a problem and try to solve it using your product. You could write an essay about your customers day, what problem she encounters and what happens once she finally solves it. But if you just draw it, even with simple stick figures, you can’t only explain the process more easily, but also you have something to point to in discussions with your team.

Document meetings

This one is similar to making visual notes, with the difference that the notes you’re making here are to be legible for others than just yourself. Also mostly you’ll do these on a flipchart, whiteboard or some digital medium. Drawing what has been said doesn’t only help document the process, it also proves whether or not you understood people correctly. And like in the storytelling example, you can use the drawings as a base for discussions.

Conclusion

I’m sure there’s a lot more occasions where your work can benefit from drawing skills. I find that drawing is not only great fun itself, but also a valuable tool to think differently about our world. Like with every tool, it’s important to recognize where you can use it, and where you’re better off using a different one («If your only tool is a hammer, then every problem looks like a nail.»)

And if you think «That all sounds great, but unfortunately I can’t draw?», then here’s the part where I shamelessly plug my drawing course for all of you living in the area of Thun or Bern: Find out more on the course page.

Last year I started doing Visual Facilitating / Sketchnotes Workshops. Basically I teach grown up people that they can actually draw even if they don’t believe it, and how they can use it at work to make notes, explain things and learn stuff. The contents is a culmination of my lifetime of drawing, my experiences as an illustrator and what I learned myself from different courses and books.

It was a pleasure to lead these workshops and the feedback by the participants was positive. I want to do more workshops as inhouse courses for companies and I’m thinking about organising workshops open to the public in the area of Thun or Bern. Send me a message if you’re interested or if you know somebody who could be.

 

In the course «The Spark» at the Oatley Academy, we designed characters for an adaptation of a classic fairy tale. I chose «the brave little taylor», and designed the Giant from the story. More images in the projects entry.

Giant – Character Design

 

At Edorex, we had one week each year to spend on our own projects. Two of these «Lab weeks», I spent along with one and two developers respectively on creating a 2D-Game. Since I only worked there four days a week, my Lab week also consisted of four days. So we created this 2D-Game with 9 or 7 levels respectively in 8 days. It’s buggy, there’s not really a menu or a decent tutorial but it works and it’s (at least for us) fun to play. What do you think of the idea? Would you like to see more stuff like this? Let me know in the comments.

More Pictures and information in the Portfolio entry for the Danger Chopper Game.

Danger Chopper