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Du sitzt in einem Meeting, möchtest schnell die nächsten Aufgaben für das Projekt erfassen und später sollen noch alle Beteiligten wissen, was genau zu tun ist. Keine simple Aufgabe; Falsch oder ungenügend beschriebene Tasks verlangsamen nicht nur deinen Prozess, im schlimmsten Fall führen sie zu überflüssiger Arbeit und somit auch zu Kosten. Und Niemand hat Zeit, seitenlange Beschreibungen zu Tasks zu schreiben, geschweige denn zu lesen.

Wie schaffe ich es also, einen Task schnell vernünftig zu beschreiben? Dafür habe ich ein so simples wie effektives Werkzeug aus meinem letzten App-Projekt: Die Struktur «Was haben wir» & «Was brauchen wir».

So funktioniert’s: Schreib im Tool deiner Wahl zu deiner Aufgabe zwei Überschriften; «Was haben wir» und «Was brauchen wir». Darunter erfasst du zunächst in Stichworten die wichtigsten Eckpunkte zu der Aufgabe. Später kannst du die Beschreibung wo nötig noch vertiefen.

«Was haben wir»

Keine Arbeit beginnt in einem Vakuum, die von Astronauten und Physikern mal ausgenommen. Wir haben meist vorherige Projektergebnisse, Inspirationen, ein Corporate-Design-Manual, Recherchen zum Thema, Links und so weiter, die uns wichtige Informationen zur aktuellen Aufgabe geben.

Hier kannst du konkret bestehendes Material beschreiben:

• Corporate-Design-Manual
• Feedback Nutzer-Umfrage 2019 (Link)
• Ergebnisse aus Branding-Workshop
• Pinterest-Board mit Inspiration

Oder auch abstrakte Erkenntnisse:

• Unbefriedigende Mobile-Version unserer Landingpage
• Ziel für 2020: 5% Conversion auf Newsletter

«Was brauchen wir»

Was brauchen wir, wenn der Task beendet ist? Wofür machen wir den Task? Hier kannst du konkrete nächste Lieferergebnisse festhalten, beispielsweise

• Designentwurf Landing-Page auf Mobile und Desktop
• Skizze Keyvisual
• Textvorschlag Newsletter

Oder auch abstrakte, weitere Ziele im Projekt

• Eine Webseite, mit der wir uns identifizieren können
• Mehr Besucher an unserem Event

Das Schöne an der Struktur ist, dass die Flughöhe nicht festgelegt wird. Das heisst, du kannst das entweder kurz und abstrakt oder lang und detailliert definieren. Also kannst du auch am Anfang schnell das Wesentliche in einen Task niederschreiben, um es nicht zu vergessen, und später, falls nötig, das Ganze noch ausdeutschen und fehlende Punkte ergänzen.

Ein Plan

Durch diese Struktur schaffst du dir automatisch einen Plan. Du hast einen Start und ein Ziel definiert. Du kannst mental eine Linie zwischen den beiden Punkten ziehen und die nötigen Arbeitsschritte werden viel klarer.

Als ich die Entwicklung der App enerjoy als UX-Designer unterstützt habe, habe ich viele Tasks jeweils mit dem Product Owner zusammen definiert. Die Struktur hat uns jeweils geholfen, offene Punkte zu identifizieren und gleich zu klären.

Durch die Struktur ergibt sich für die Beteiligten ein klares Bild über den Umfang der nötigen Arbeiten. Das ist für mich als Designer wichtig, damit ich den Aufwand für meine Arbeiten schätzen und entsprechend offerieren kann. Und für den Auftraggeber ist es hilfreich, die nötigen Arbeiten zu verstehen und die Aufwände beurteilen zu können.

Tasks für Teams

Wie weisst du, wann ein Task gut beschrieben ist? Stell dir vor, du würdest diesen Task an eine andere Person auslagern. Eine dritte Person müsste dann die erledigte Arbeit mit Hilfe dieser Taskbeschreibung kontrollieren, ob sie korrekt war. Denkst du, dass das Person A erledigen und Person B kontrollieren kann? Falls nicht, fehlt wahrscheinlich eine Information in der Beschreibung.

Weitere hilfreiche Platzhalter

Häufig habe ich eine weiter Überschrift Offene Fragen in meinen Tasks, wo ich zu klärende Punkte notiere. Falls sinnvoll, können die benötigten Lieferergebnisse seperat aufgelistet werden. Unter Out of scope können Aufgaben abgegrenzt werden, die verwandt mit der aktuellen Aufgabe sind, aber bewusst nicht hier erledigt werden sollen. Dies ist besonders in Teams oder in einem zeit- oder budget-kritischen Kontext (also in Sprints in agilen Projekten) sinnvoll, und hilft, den berüchtigten Scope Creep zu verhindern.

Fazit / TL/DR

Starte Task-Beschreibungen immer mit zwei Überschriften «Was wir haben» und «Was wir brauchen», schreib darunter Stichworte dazu, was bereits besteht und was nach der Erledigung des Tasks bestehen bleibt. Diese Struktur hilft dir, mit wenig Aufwand ein klares Bild für den Task zu generieren.